Pengaruh Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Di Kantor

PENGARUH KOMUNIKASI TERHADAP

KINERJA PEGAWAI DI KANTOR

DIAN SITI NURMALA

PRODI D3 ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

ABSTRACT

Communication is something that has never been separated from someone's life. Communicating well will help achieve a goal. Communication that will be discussed here is the importance of good communication in the office environment, as well as what effect it has on employees. Sometimes people don't pay too much attention to communication, but actually, without good communication, work in the office will be hampered. The flow of communication in the office has vertical and horizontal flow. Vertical flow is the flow of communication carried out from superiors to subordinates or vice versa, while horizontal flow is the flow of communication carried out with co-workers or equivalent. Which includes communication in the vertical flow are orders, tasks, suggestions, opinions, and complaints while those that include horizontal communication are sharing feelings, and cooperation solidarity.

This study is intended to find out and see the effect of good communication can improve employee performance, especially in the office. This study uses the library research method. Office is a place where activities process data so that it becomes more useful information, while performance is a result of work or how the work process takes place. From a data that has been collected, explains that communication has a very meaningful relationship for employees. Because if the information is conveyed well then the employees will do the task well too.

Keywords: Communication, Office, Office Communication, Employee Performance.

PENDAHULUAN

Pegawai yang bekerja di kantor atau sumber daya manusia mempunyai peran yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Kelancaran sebuah organisasi atau perusahaan tergantung pada sumber daya manusia nya atau para pegawainnya. Apabila pegawai tidak bekerja dengan baik maka akan menghambat tercapainya tujuan organisasi. Kuatnya suatu organisasi atau sebuah perusahaan tergantung pada sumber daya manusia yang ada di dalamnya, meskipun  prosedur, sistem dan teknologi adalah penunjang terlaksananya tujuan organisasi, namun yang lebih penting dari itu adalah kinerja pegawai. Bagaimana cara pegawai menjalankan sistem, prosedur, dan teknologi sesuai dengan aturannya dan tidak adanya terjadi kesalahan.

Di dalam sebuah kantor tentunya para pegawai atau sumber daya manusia yang didalamnya akan saling membutuhkan, mereka harus bekerja sama dan menggerakan sistem yang ada di organisasi atau perusahaan.  Okarena itu dalam hubungannya mereka tidak akan lepas dari yang namanya komunikasi. Komunikasi akan membantu mereka untuk menyampaikan dan menerima yang disampaikan sesuai dengan tujuannya. Namun tidak semua komunikasi bisa berjalan dengan efektif, terkadang timbul beberapa kesalahan yang disebut dengan misscomunication. Kesalahan yang biasanya terjadi di dalam sebuah komunikasi misalnya adanya rasa egois, rasa tidak ketertebukaan antara seseorang, dan  terdapat ketidaksalahpahaman. Tanpa adanya komunikasi di dalam kantor, maka tujuan kantor tidak akan berjalan atau tidak akan ada kemajuan. Pekerjaan kantor itu saling berkaitan satu sama lainnya. Maka apabila terdapat satu kesalahan dalam menerima informasi maka akan bisa menghambat semuanya. Dalam melakukan komunikasi di kantor tentu perlu kerja sama yang baik, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman antar anggota dan menimbulkan perbedaan persepsi. Jika kesalahpahaman sering terjadi di sebuh perusahaan maka akan menimbulkan ketidakharmonisan. Ketidakharmonisan ini akan menyebabkan berkurangnya kinerja pegawai, sehingga tujuan organisasi tidak bisa dicapai dengan maksimal.

  

RUMUSAN MASALAH

Apakah komunikasi berpengaruh terhadap kinerja pegawai di kantor

MANFAAT

1.      Memberikan informasi sebagai sumbangan pemikiran

2.    Sebagai wawasan tambahan dan referensi dalam bidang sumber daya manusia khususnya pengaruh komunikasi terhadap kinerja pegawai di kantor

KAJIAN PUSTAKA

1.      Komunikasi

Menurut John R. Wenburg dan William W Wilmot, dalam bukunya “Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar Komunikasi” Menyatakan bahwa komunikasi sebagai usaha yang dilakukan seseorang untuk memperoleh makna. Komunikasi tidak selalu berupa tulisan dan lisan, komunikasi juga bisa dilakukan dengan menggunakan bahasa tubuh.

Yang terpenting dari sebuah komunikasi adalah bukan dari bagaimana kita berkomunikasi atau dengan media apa kita berkomunikasi, tetapi bagaimana caranya seseorang bisa memahami informasi yang disampaikan oleh pengirim pesan. Sebagai manusia kita tentunya tidak akan lepas dari komunikasi, sejak bangun tidur hinggu tidur lagi tentunya dalam keseharian kita akan berinteraksi dengan orang-orang,bukan hanya di kantor bahkan di lingkungan kerja. Jika komunikasi dilakukan dengan baik maka akan terjalin hubungan yang harmonis antara seseorang.

Fiske (2012:01) “ Komunikasi adalah salah satu dari aktivitas manusia yang dikenali oleh semua orang namun sangat sedikit yang dapat mendefinisikannya secara memuaskan.”

Menurut Kallaus dan Kelling kantor adalah fungsi dimana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung dalam kerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling penting yaitu informasi. Kegiatan kantor tidak terlepas dari kegiatan catat- mencatat, tulis-menulis, membaca, berbicara, dan mendengarkan. Di dalam kegiatan tersebut mengandung sebuah informasi atau keterangan yang mengandung sebuah arti dan kegunaan untuk bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu kegiatan komunikasi kantor adalah suatu cara penyampaian suatu keterangan yang mengandung arti dalam kegiatan kantor.

Komunikasi sangat penting untuk meningkatkan kelancaran kegiatan kantor. Dibawah ini adalah penjabaran mengenai pentingnya komunikasi di kantor.

1.      Menciptakan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara:

a.       Para bawahan dengan atasan

b.      Bawahan dengan bawahan

c.       Atasan dengan atasan

d.      Pegawai dengan kantor yang bersangkutan

2.      Dapat meningkatkan rasa gairah/kegairahan bekerja para pegawai

3.      Dapat meningkatkan moral dan disiplin bagi pegawai

4.      Pegawai dapat mengetahui dengan jelas mengenai kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.

5.      Informasi yang dibutuhkan oleh pegawai dapat cepat diperoleh

6.      Dapat meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap pegawai

7.      Akan menimbulkan saling pengertian dan saling menghargai diantara pegawai

8.      Pegawai akan memiliki rasa kerja sama

9.      Sebagai alat untuk mengatasi informasi yang tidak relevan

10.  Sebagai alat untuk bekerja sama.

Untuk memulai kegiatan komunikasi, yang pertama harus adanya suatu informasi yang dikirim kepada pihak yang memerlukannya. Dalam sebuah komunikasi terdapat unsur-unsur yang harus ada:

1.      Komunikator

Komunikator adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada komunikan (penerima pesan). Komunikator harus berusaha untuk mengemukakan hal-hal yang ada di dalam pikirannya secara jelas, sehingga mudah dimengerti oleh komunikan.

2.      Pesan

Pesan dapat disampaikan dalam beberapa bentuk, bisa berupa instruksi,perintah, usul atau saran, bentuk pengumuman, edaran, yang penyajiannya bisa dalam bentuk tulisan, gambar, atau bentuk lainnya. Isi pesan harus jelas, sehingga pesan yang disampaikan dapat dimengerti oleh penerima pesan.

3.      Komunikan

Komunikan harus bisa mengartikan apa yang disampaikan oleh komunikator.

4.      Feedback

Feedback atau bisa disebut dengan umpan balik adalah respon atau reaksi yang dilakukan oleh penerima pesan atau komunikan. Sehingga komunikator bisa mengetahui apakah berita tersebut dimengerti oleh pihak komunikan. Bila terjadinya feedback maka hal ini akan menimbulkan yang namanya komunikasi dua arah.

Selain itu, agar tujuan komunikasi menjadi jelas, maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

1.      Siapa komunikannya

2.      Bagaimana komunikan akan menginterpretasi pesan

3.      Bagaimana suasana antara komunikator dengan komunikan

4.      Bagaimana mutu komunikasinya.

Menurut Charley Broaded dalam buku Essentials Of Management From Supervisor tahun 1947, umumnya perintah lisan hanya baik dipergunakan apabila:

1.      Apa yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana

2.      Bawahan yang diperintah itu pernah mengerjakannya

3.      Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat

4.      Kekeliruan yang mungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar.

Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi kantor adalah komunikasi yang dilakukan di sebuah kantor yang disampaikan dari pihak satu kepada pihak lainnya. Komunikasi tersebut bisa dilakukan secara lisan ataupun tulisan.

Adapun tujuan dari komunikasi kantor adalah untuk menginformasikan data data yang diperlukan oleh kantor , mengevaluasi hasil pekerjaan, untuk memberikan instruksi dan menyapa baik atasan dengan bawahan atau dengan sesama rekan kerja. Komunikasi adalah salah satu hal yang paling penting di sebuah kantor karena kantor adalah tempat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama melakukan kegiatan kantor. Kantor adalah tempat untuk mengolah keterangan, tempat para orang-orang berkumpul untuk membahas segala sesuatu untuk mencapai tujuan kantor, tempat para pegawai melakukan pekerjaan yang bersifat administrasi.

Seorang pemimpin kantor harus bisa berkomunikasi dengan efektif  kepada pegawai kantor, baik secara vertikal, horizontal, maupun diagonal. Komunikasi yang efektif juga akan menciptakan suasana kerja yang sehat, baik, dan terbuka. Ini adalah hal yang sangat penting dalam meningkatkan kinerja, dedikasi, serta kreativitas pegawai.

Komunikasi yang baik di dalam sebuah kantor atau organisasi ditandai dengan adanya pekerjaan yang terselesaikan dengan baik. Jika di kantor terjadi beberapa masalah maka harus diselesaikan dengan memperbaiki hubungan komunikasi antar pegawai yang masalah tersebut mungkin terjadi tanpa disadari.

Komunikasi yang baik akan memberikan hubungan yang baik diantara pegawai yang bisa berpengaruh terhadap kinerjanya. Komunikasi adalah sebuah inti dari terjalinnya hubungan sosial antara pegawai di kantor. Para manajemen puncak membutuhkan sebuah informasi untuk menentukan sebuah kebijakan organisasi dan mengetasi beberapa masalah yang terjadi di sebuah perusahaan, sedangkan manajemen bawah membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjannya. Di dalam sebuah kantor, seorang atasan harus bisa menyampaikan informasi kepada bawahan yang bisa dipahami dan dilaksanakan oleh bawahan, sedangkan bawahan harus memiliki kepastian mengenai intruksi yang berkenaan dengan peraturan apa harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan.

Untuk penyampaian komunikasi, seorang atasan bisa menyampaikan dengan bentuk formal dan non formal. Contoh dari bentuk formal antara lain seperti newsletter dan bulletin sedangan non formal bisa dengan perbincangan saat istrihat, pertandingan olahraga, atau darmawisata.

Untuk saat ini masalah yang sering timbul di lingkungan kerja antara lain disebabkan oleh menjatuhkan sesame karyawan atau pegawai. Hal ini dikarenakan adanya rasa iri dan merasa diperlakukan tidak adil oleh atasannya. Sehingga hal ini mengakibatkan konflik yang sangat berpengaruh terhadap kinerja pegawai. Jika hal ini dibiarkan maka akan menyebabkan ketidak harmonisan dalam organisasi dan membuat para pegawai tidak nyaman bekerja di kantor.  Biasanya masalah yang sering terjadi di kantor adalah adanya perbedaan status jabatan antara yang satu dengan yang lainnya, kemudian adanya kesalahpahaman diantara para pegawai, kurangnya sarana yang merupakan sebagai penunjang dalam pekerjaan, misalnya telepon, dan kurangnya pemamahan mengenai cara berkomunikasi yang baik di lingkungan kantor. Selain hal itu ada beberapa faktor kepuasan kerja yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai, yaitu pekerjaan yang dilakukan, gaji yang diterima, kesesuian informasi yang diterima, cara berkomunikasi dengan rekan kerja, kepuasan dengan kualitas media informasi, dan kepuasan terhadap sikap atasan.

Komunikasi kantor dibedakan menjadi :

1)      Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah sebuah komunikasi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan dan dilakukan oleh antara anggota perusahaan yang bersangkutan. Komunikasi internal terdiri dari 3 macam, yaitu :

a.       Komunikasi vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang dilakukan oleh atasan dengan bawahan ataupun sebaliknya.

a)      Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang terjadi atau disampaikan dari atasan yang paling tinggi ke bawahannya, atau juga dari manajemen puncak ke manajemen menengah atau apapun yang berada dibawahnya. Terdapat klasifikasi komunikasi ke bawah menurut Arni Muhammad, yaitu :

·         Instruksi tugas

Informasi ini berupa hal-hal yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya seperti tugas-tugas, prosedur, dan perintah langsung.

·         Rasional pekerjaan

Yaitu mencakup tujuan aktivitas dan bagaimana merealisasikannya. Hal ini ditentukan oleh asumsi pimpinan kepada bawahannya.

·         Ideologi

Atasan akan melakukan pencarian sokongan dari bawahannya untuk meningkatkan loyalitas, motivasi, dan moral.

·         Informasi

Menjelaskan mengenai peraturan-peraturan organisasi yang tidak berhubungan instruksi rasional.

·         Balikan

Pimpinan akan memberikan evaluasi dan kritik terhadap karyawan yang pekerjaanya tidak terlalu memuaskan.

b)      Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas adalah aliran komunikasi berupa informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasannya. Contohnya adalah laporan, saran- saran, pendapat, dan keluhan.

b.      Komunikasi tidak berupa perintah

Komunikasi ini dilakukan atas dasar pekerjaan kantor.

c.       Komunikasi pribadi.

Komunikasi pribadi adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan kantor.

d.      Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal biasa disebut dengan komunikasi sejajar. Komunikasi ini bisa memberikan keuntungan kepada pegawai dan kepada perusahaan. Setiap pegawai dapat berkomunikasi dengan pegawai lainnya mengenai masalah pekerjaan atau masalah lainnya. Hal ini bisa menciptakan hubungan yang harmonis dan bisa memperoleh kepercayaan dari pegawai laiinya. Selain itu, keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan adalah berupa kinerja pegawai yang bisa meningkatkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.

Dalam melakukan komunikasi internal terdapat beberapa media yang biasa digunakan yaitu:

1.      Media Tulisan

a)      Uraian tugas

b)      Papan pengumuman

c)      Memo

d)     Laporan tahunan

e)      Buku pedoman pelaksanaan tugas

2.      Media

a)      Pertemuan

b)      Rapat kerja

c)      Wawancara

d)     Telepon

e)      Konferensi

2)      Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan tidak sesama anggota di kantor namun dilakukan oleh anggota perusahaan dengan anggota perusahaan lainnya atau disebut juga dengan klien.

Fungsi komunikasi terdiri dari fungsi pengawasan, fungsi motivasi, fungsi pengungkapan sosial, dan fungsi informasi. Dengan adanya komunikasi, perusahaan dapat memperoleh hasil yang positif.

Terdapat dua proses dalam sebuah komunikasi yaitu primer dan sekunder, menurut Effendy (2004:11) menyatakan bahwa proses komunikasi secara perimer adalah “ proses penyampaian pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambing sebagai media” sedangkan proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian informasi dari dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan media.

Di dalam sebuah komunikasi terdapat beberapa unsur yaitu:

1)      Siapa

Siapa yang akan menyampaikan informasi.

2)      Apa

Apa yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.

3)      Media

Alat apa yang akan digunakan dalam menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunikan

4)      Untuk Siapa

Apakah yang menerima informasi tersebut adalah seseorang, atau sekelompok orang atau audience.

5)      Dampak

Dampak apa yang ditimbulkan setelah komunikan menerima pesan dari komunikator.

2.      Kinerja Pegawai

Kinerja berasal dari kata Performance, yang memiliki arti sebagi prestasi atau hasil kerja. Kinerja seseorang di kantor tidak semua sama, hal ini dikarenakan pegawai di kantor memiliki kepribadian yang berbeda-beda dan ukuran pekerjaan serta jenis jabatannya juga berbeda-beda. Kinerja sendiri sangat berpengaruh terhadap kesuksesan perusahaan dan tercapainya suatu tujuan, selain itu untuk komunikasi eksternal, melakukan komunikasi yang baik dapat memberikan kepuasan kepada konsumen dan  klien. Dengan adanya komunikasi di dalam perusahaan, pegawai dapat mengetahui tupoksi nya masing-masing. Dengan adanya kejelasan dalam tupoksi, pegawai akan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Dalam suatu perusahaan terdapat tiga indicator standar kinerja pegawai:

1.      Tugas fungsional

Tugas fungsional dilihat dari seberapa efektif dan baik seorang pegawai dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaanya. Dalam hal ini terdapat indikator sebagai berikut:

a.       Otoritas dan tanggung jawab

b.      Efektifitas dan efisiensi

c.       Inisiatif dan kreativitas 

2.      Tugas Perilaku

Tugas perilaku dapat dilihat dari seberapa baik seseorang melakukan komunikasi dengan orang lain di dalam perusahaan, bagaimana seorang pegawai dapat menyelesaikan masalah dengan secara sehat dan adil, bagaimana pegawai dapat memberdayakan orang lain, bagaimana pegawai bisa bekerja sama di sebuah tim untuk mencapai suatu tujuan perusahaan.

3.      Tugas Etika

Menurut Mangkunegara (Prabawa, 2013:63) Kinerja karyawan adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang karyawan dalam mencapai tugasnya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Jadi dari beberapa penjabaran diatas, komunikasi memang memiliki pengaruh terhadap kinerja karyawan, karena dengan adanya komunikasi hubungan antar pegawai akan berlangsung baik yang bisa membuat mereka aman dan nyaman jika berada di kantor. Dengan begitu pegawai akan bisa membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan. Selain itu komunikasi juga bisa meningkatkan kualitas diri dari seorang pegawai. Kualitas komunikasi seseorang mencerminkan kualitas seseorang. Hal ini tentu akan memberikan rasa percaya diri kepada seseorang. Jika kualitas komunikasi seseorang kurang maka kualitas yang ada pada diri seseorang dinilai kurang juga. Kemudian, komunikasi jugga bisa mencegah kesalahpahaman yang terjadi di suatu kantor. Karena dengan adanya komunikasi kita bisa memerika apakah informasi tersebut adalah benar. Jika seseorang telah yakin maka ia dapat mengerjakan pekerjaan dengan baik.

KESIMPULAN

Komunikasi yang baik di dalam perusahaan adalah salah satu cara untuk memperbaiki perusahaan menjadi bernilai baik. Komunikasi sangat berpengaruh terhadap kinerja pegawai karena komunikasi yang baik akan memberikan rasa kepuasan kerja kepada pegawai. Dengan begitu para pegawai akan mengejarkan pekerjaan sesuai dengan tugas yang diberikan tanpa ada kesalahpahaman.

Faktor-faktor yang memberikan kepuasan kerja pada pegawai adalah gaji yang diterima, pekerjaan yang dikerjakan, ketepatan menerima informasi, dan hubungan yang baik dengan atasan serta rekan kerja. Sebaliknya jika komunikasi buruk maka tujuan perusahaan akan terhambat dikarenakan penggerak perusahaan adalah sumber daya manusia, majunya perusahaan tergantung dari bagaimana sumber daya manusia mengelola perusahaan.

SARAN

1.      Komunikasi harus dilakuan dengan tidak melihat status sosial misalnya perbedaan jabatan atau kenaikan gaji

2.      Atasan harus lebih memperhatikan kondisi bawahannya

DAFTAR REFERENSI

Agus, S.A. (2014). Pengaruh Komunikasi Yang Efektif, Motivasi Kerja, dan Disiplin Kerja Terhadap Kinerja Karyawan, 1-11

Sarina, W.A (2016). Pengaruh Komunikasi Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Di Kantor Camat Siantan Tengah Kabupaten Kepulauan Anambas. 1-21

Srimiatum, SE., MM (2017). Pengaruh Komunikasi dan Konflik Terhadap Kinerja Karyawan Tenaga Kependidikan Politeknik Negeri Madiun. 1-28

Ifdulloh, Y.U. (2016). Pengaruh Komunikasi Internal Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Pada PT. Ronalds Brothers Tour dan Travel di Samarinda. 492-505

Felina, S.S. Komunikasi Organisasi dan Kinerja Pegawai. Studi Korelasional mengenai Pengaruh Komunikasi Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Toba Samosir. 1-10